Evitare una scheda duplicata per lo stesso minore nelle liste CAS
Guida pratica per genitori e club: verifica del codice fiscale, controllo della scheda FITAV, prevenzione e procedura di unione quando un minore viene registrato due volte
Origini della duplicazione
La duplicazione nasce quando il minore viene registrato due volte nel sistema federale, di norma per una differenza anagrafica: lettera diversa nel nome, data di nascita sbagliata, codice fiscale errato o assente al momento del tesseramento. Un secondo record può comparire anche dopo un ricambio del segretario della società TAV o in caso di cambio club nella stessa stagione.
Fonti del problema sono spesso i moduli cartacei con autocompzione manuale e un mancato controllo incrociato nel portale FITAV prima del Tesseramento. Poiché il codice fiscale è l'identificativo unico, qualsiasi errore in quella stringa impedisce il match e spinge il sistema a creare un nuovo record anziché riconoscere l'utente già esistente.
- Il codice fiscale del minore è il campo chiave: una sola cifra diversa produce quasi sempre un duplicato.
- La verifica va fatta prima di inviare la richiesta, non dopo il rifiuto o il blocco della lista.
Verifica preliminare nel portale
Nel portale federale del tesseramento, seleziona la voce 'Ricerca Atleta' e inserisci il codice fiscale completo del minore. Se il sistema restituisce una sola scheda con i dati corrispondenti, puoi procedere con l' iscrizione per quella stagione. Se appaiono due record con lo stesso codice fiscale, il club deve bloccare la nuova richiesta e segnare che esiste già una scheda attiva.
Una seconda verifica utile è confrontare anche il nome esatto e la data di nascita passando per la lista atleti del club stesso prima dei termini di rinnovo. I dati verificati combinazione con l'iscrizione precedente evita che il sistema consideri nuovo un tesseramento già presente nell'archivio come 'CAS' oppure come 'Simpatizzante'.
- Il portale mostra spesso a sinistra l'elenco delle schede collegate allo stesso codice fiscale.
- Confrontare nome, nascita e codice fiscale insieme riduce i margini di errore omofonia.
Procedura di unione delle schede
Quando un duplicato viene confermato, la procedura richiede che il paperabile responsabile del club prepari una segnalazione per il Comitato Regionale o direttamente per l'Ufficio Tesseramenti della FITAV. Alla segnalazione si allega una copia fotostatica del codice fiscale del minore e una dichiarazione di quanti la scheda va annullata o fusa mantenendo la storia sportiva.
L'Ufficio federale ordina l'operazione, di solito entro poche settagliamenti, e conferma sul portale lo spegnimento del record duplicato. Dopo la conferma, il club deve ristampare la scheda unica e usarla per tutte le successive iscrizioni nella stagione corrente.
- La segnalazione va fatta dalla società affiliata: i genitori non possono intervenire direttamente.
- Il codice fiscale del minore e la dichiarazione cartacea sono i documenti basilari per l'unione.
Manutenzione e prevenzione ogni anno
Durante il rinnovo annuale, il tesserato responsabile del club deve confrontare la lista degli atleti giovanili con i dati riportati sui documenti. Include una verifica dei minori che hanno cambiato categoria da 'Cecchino' a 'Giovane' e completa l'elenco con il codice fiscale effettivo. La revisione richiede circa cinque minuti per ogni iscritto se ti affidi al file Excel del club.
Un buon sistema di archiviazione, con un cartellino digitale per ogni minore contenente il solo codice fiscale e la foto, riduce il rischio di assembrare nomi simili. La manutenzione si fa alla fine di ogni stagione, prima di inviare il cartiba di rinnovo, e idealmente anche a metà stagione dopo i movimenti di società.
- Il controllo mensile dei dati, a calendario fisso, impedisce duplicati a valle del rinnovo.
- Un file a doppia colonna con nome e codice fiscale e la prassi più fragile nelle realtà con oltre dieci ragazzi.